سكرتير المشرف العام

  سكرتير المشرف العام

  الوصف العام:-

  موظف إداري ذو مهارة عالية يعمل على تنفيذ الخطط والتعليمات وتنظيم وإدارة الشؤون الخاصة بمكتب المشرف العام ومساعدة
  المشرف العام في الأعمال الروتينية والتأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العامة.  

  الرئيس المباشر:

  يتبع سكرتير المشرف العام بالإدارة العامة لطلاب المنح المشرف العام على الإدارة العامة لطلاب المنح.

  المهام والمسؤوليات:

1. إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهري الخاص بالمشرف العام.
2. إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المشرف العام.
3. المحافظة على المظهر العام لمكتب المشرف العام من حيث النظافة و الترتيب.
4. استقبال زوار المشرف العام والترحيب بهم.
5. تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمشرف العام.
6. تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمشرف العام.
7. حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب المشرف العام بشكل يضمن سلامتها و سرعة استدعائها.
8. استلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العامة و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات.
9. استلام و توجيه وإرسال رسائل البريد الإليكتروني الخاصة بالإدارة العامة وفهرسة هذه الرسائل.
10. تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العامة و فهرسة الفاكسات الصادرة.
11. كتابة محاضر جميع الاجتماعات و الجلسات والتي يكون المشرف العام طرفاً فيها.
12. التحضير للاجتماعات الخاصة بالإدارة العامة أو الاجتماعات الدورية وتنسيق وتجهيز كل الوثائق و المستندات التي تخص موضوع الاجتماع.
13. مساعدة الإدارة العامة فى جميع الأعمال غير المدرجة في هذا التوصيف بناءً على طلب شخصي.
14. استقبال و إجراء الاتصالات التليفونية الخاصة بمكتب المشرف العام و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين.
15. تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المشرف العام ومتابعة قرار المشرف العام
    بشأنها وتسجيلها فى السجلات الخاصة بها.
16. التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية في حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسؤولي الصيانة من داخل الجامعة ومن
    خارجها ومتابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب المشرف العام.
17. التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العامة و أفراد العمل بمكتب الإدارة العامة.
18. توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لعقدها المشرف العام  و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة.
19. كتابة تقرير أسبوعي لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه للمشرف العام.